發票抬頭、合約方與付款方不同，怎麼逐項對齊？

使用情境

你正在處理一筆合約，卻發現發票抬頭、合約上列名的公司和實際付款的公司，三個名字兜不起來。手上的資料來自不同文件、不同時間，你得先弄清楚這次真正牽涉哪幾家公司，才能決定接下來怎麼做。

先把三份文件都留下來

把發票抬頭、合約簽約頁和付款通知完整保存下來，並分別抄下各自的名稱、統編、角色、日期和版本。

找出各自的統編

發票抬頭、合約方和付款方，都要用各自原始文件上的八碼統編；哪一方缺統編就先標成待補，不要借用另一個角色的統編來湊數。

到商工登記查基本資料

用統編查商工登記，能確認的是正式名稱、統一編號、組織種類、登記狀態、登記地址，以及頁面上看得到的登記異動，並記下資料來源和查詢日期。報價有效期、收付款、聘僱、面試、用印、履約、標案、帳單、交易編號或檔案雜湊，都不是商工登記能證明的內容。

再查一次稅籍資料

另外到稅籍來源核對稅籍名稱、組織別、縣市與營業狀態，分別記下更新日和查詢日。稅籍資料不能證明報價、收付款、聘僱、面試、用印、履約、採購、帳單、交易編號或檔案雜湊。

做一張三方對照表

把發票抬頭、合約方和付款方逐欄放在一起比較，標出相同、不同或還不確定；三者之間的關係只採信本案的原始文件或書面確認，不要自己猜。

依落差情況請對方補件

如果發票抬頭和合約方不同，請對方說明是誰開的票、對應哪一筆交易安排；如果付款方和合約方不同，請付款通知上寫清楚這次付款的原因、訂單或合約編號，以及三方完整的名稱和統編；如果三者用同一個品牌但其實是不同法人，就每家公司各列一行，不要因為品牌或地址相同就把它們合併。補件內容要能保存、有日期，並且對得回這次交易；口頭說法或沒有指名本案的集團介紹，都不能填進關係欄裡。補齊之後重新核對版本，舊文件留著不覆蓋。

遇到這些情況先停下來

這裡不判斷發票或付款是不是合法；如果主體之間的關係沒有書面授權，就先停下三方對齊的判斷，把證據留著，改走官方或專業的查證管道。

欄位怎麼讀

發票抬頭與統編：這一欄要逐字照抄發票或開票資料上的內容。和合約或付款欄位對不起來時，要另外確認。

合約方與統編：逐字照抄合約簽約頁，不要用商工登記的資料回頭補寫是誰簽的約。只寫了品牌，或版本不清楚時，要請對方補件。

付款方與統編：逐字照抄付款通知或對方的書面回覆。和合約方不同時，不能自己認定是代付。

商工與稅籍識別欄：商工和稅籍各自只回答自己法定範圍內的欄位，這裡只用來確認公司是哪一家。和三份文件對不上時，把來源和日期並列出來。

常見迷思

「查得到公司登記，就代表發票、合約與付款三方已經對齊。」其實查到登記只能確認公司本身，三方角色是否對齊，還是要逐份看本案的原始文件才能確定。

「三份文件的名稱相近，就能視為同一家公司。」不一定。還是要分別核對八碼統編，對不上時要另外取得本案的書面說明。

查詢時可以對照的清單

• 抄下發票或開票資料上的抬頭、統編和日期
• 留存合約簽約頁上的公司名稱與統編
• 留存付款通知裡的付款方名稱與統編
• 把發票、合約、付款三個角色分開記錄，不要互相套用
• 另外查商工登記的正式名稱與登記狀態
• 另外查稅籍的名稱與營業狀態
• 三方名稱不同時，取得本案的書面說明
• 標示文件版本、來源更新日與查詢日
• 整理過程中不要下信用或法律方面的結論
• 主體對不齊時，先暫停付款或開票

延伸查核

• 採購單上的公司名稱不完整，如何補齊正式資料？
• 用印名稱與登記名稱有差異，公開資料能查到什麼？
• 簽合約前如何確認正確公司名稱？
• 文章中心

常見問題

只有公司名稱，沒有統編，可以核對發票、合約和付款方是不是同一家嗎？

不能完整核對。名稱只能先找出候選公司，還是要拿到統編才適合跨文件、跨官方來源核對。

兩個官方來源結果不一致，應該採哪一個？

不要用其中一個蓋掉另一個。分別記下來源、欄位、更新日和查詢日，需要的話再向主管機關或當事方確認。

把這些都核對完，就能保證可以安心付款嗎？

不能。這些步驟只是把主體識別和公開事實整理清楚；不判斷發票或付款合不合法，主體關係沒有書面授權時，就先不要往下推論。